Notions de planification
1- Caractéristiques d'une planification
La planification, réalisée le plus souvent avant le lancement d’un projet, présente la manière dont le chef de projet souhaite atteindre l’objectif.
La planification permet aussi à chaque acteur de se situer dans le projet et de prendre conscience de son rôle.
Elle n’a d’intérêt que si elle est mise régulièrement à jour.
Une planification se déroule suivant 4 étapes:
-> 1ère étape : Lister les tâches, estimer la durée des tâches et les ressources à employer
-> 2ème étape : Ordonnancer les tâches et établir les relations
-> 3ème étape : Construire la planification
-> 4ème étape : Optimiser si possible la planification
-> 5ème étape: Contrôler les coûts et les délais
2- Etapes d'une planification
Une planification se déroule suivant 4 étapes:
-> 1ère étape : Lister les tâches, estimer la durée des tâches et les ressources à employer
-> 2ème étape : Ordonnancer les tâches et établir les relations
-> 3ème étape : Construire la planification
-> 4ème étape : Optimiser si possible la planification
-> 5ème étape: Contrôler les coûts et les délais
2- Etapes d'une planification
. 1ère étape : lister les
tâches, estimer la durée des tâches et les ressources à employer
- Lister les tâches
Cette étape doit être réalisée par le chef de projet en accord avec les différents responsables de services et responsables techniques.
Un découpage trop grossier ne permet pas une véritable maîtrise du déroulement du projet.
Un découpage trop fin "noie" le chef de projet dans des détails qui l'encombrent.
Ainsi, c’est durant cette étape, qu’on pose les jalons. On appelle jalon, tout événement clé d’un projet, par exemple la date de début d’un projet doit être un jalon ou encore la validation d’un
cahier des charges.
Attention, le jalon est une tâche dont la valeur est nulle.
- Estimer la durée des tâches
La durée d’une tâche est le rapport entre la quantité de travail demandée et la capacité à mobiliser les différentes ressources pour sa réalisation.
Attention : il ne faut pas confondre le temps de travail (appelé travail sur Microsoft
Project) pour réaliser la tâche et la durée d’une tâche. (Voir page Astuce et Conseils)
Pour estimer une durée, l’expérience personnelle est la meilleure arme.
Il existe d’autres solutions comme l’interrogation d’experts, l’application de la loi Beta.
Explication de la loi Beta
La loi Bêta est une formule mathématique qui permet de calculer la durée moyenne d'une tâche en fonction de la pondération de 3 durées.
La loi Bêta est une formule mathématique qui permet de calculer la durée moyenne d'une tâche en fonction de la pondération de 3 durées.
Pour chaque tâche, il faut prendre 3 durées :
- Durée Optimiste (Do)
- Durée Pessimiste (Dp)
- Durée Attendue (Da)
La Durée Optimiste (Do) correspond à la durée d'une tâche qui se déroule mieux que prévue (gains de productivité plus importants que prévus, ...)
La Durée Pessimiste (Dp) correspond à la durée d'une tâche qui se déroule pas comme prévu (retards de livraison, imprévus techniques non pris en considération, problèmes d'arrêts machines, ...)
La Durée Attendue (Da) correspond à la durée d'une tâche qui se déroule raisonnablement comme prévu
La formule est la suivante : Durée = (Do+Dp+4Da)
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Cette loi Bêta, on la retrouve sous MS Project
Estimer les ressources à employer
Estimer les ressources à employer
On appelle « ressource », tous les éléments qui vont contribuer à la réalisation des tâches.
On recense le plus souvent dans les projets, 3 types de ressources :
- Main d’œuvre : pour la gérer, une bonne capacité
relationnelle, un bon management(planning des interventions des différentes personnes affectées au projet)
- Moyens financiers : avoir les notions de budget, de
dépensé et de reste à faire. Pour les gérer, un certain nombre d’outils (Ecarts, contrôle de gestion, comptabilité analytique, …)
- Moyens matériels : - matières 1ères, …
ces moyens sont souvent gérés par un service support (service Approvionnement ou Achats)
- équipements, machines pour les gérer cela s’apparente à de la logistique (quelles machines vont être utilisées, quand, à quel moment, seront-elles disponibles…)
. 2ème étape : Ordonnancer les tâches et établir les relations
Ordonnancer les tâches c’est établir chronologiquement le déroulement du projet.
Ainsi, on définit les relations entre les tâches. Pour définir
ces relations, il faut se poser la question suivante : Pour démarrer cette tâche, de quelle(s) autre(s) tâche(s) a t-on besoin ?
Il est d’usage d’utiliser la méthode PERT pour ordonnancer
toutes les tâches.
PERT : Program
Evaluation and Review Tasks qui donne en traduction littérale Technique de contrôle et d’évaluation d’une
planification.
Mais, on le traduit toujours par Planning pour
Éviter les Retards Traditionnels
Le PERT permet de représenter schématiquement le déroulement du projet et de calculer la durée totale du projet.
. 3ème étape : Construire la planification
. 3ème étape : Construire la planification
Le diagramme de GANTT est la visualisation globale de la planification. Il permet aussi de visualiser les dates de début et de fin, la durée des tâches, les marges et les relations entre les
tâches.
Il est possible d’intégrer à l’intérieur de ce planning, l’affectation des ressources.
. 4ème étape : Optimiser si possible la
planification
Cette étape reprend le PERT et détecte :
- la marge totale : intervalle de temps pendant lequel une tâche peut être retardée sans pour autant
retarder la date de fin du projet.
Marge totale = date de début au + tard – date de début au + tôt
- Marge libre = intervalle de temps pendant lequel on peut reculer une tâche sans retarder d’autres
tâches.
Marge libre = date de début au + tôt du successeur le + précoce – date de fin au + tôt de la
tâche.
L’optimisation du planning permet de mieux gérer le paramètre « temps » dans un projet et de déterminer le chemin
critique.
. 5ème étape : Contrôler les coûts et les délais
2-5-1 Notion de coûts préétablis
Les coûts préétablis sont des coûts calculés antérieurement aux faits qui les engendrent. Ces coûts serviront ensuite de référence pour dégager les écarts avec les valeurs constatées.
Le processus de déroulement de la méthode est donc le suivant:
- On établit des normes préétablies (normes de consommation de matières, normes de rendement, normes de qualité) qui aboutissent au final à l'établissement de la notion de budget
- On confronte régulièrement ces normes avec les réalisations, cette confrontation fait apparaître des écarts.
- Ces écarts sont analysés et permettent des actions correctives.
Ainsi, dans la notion de coût préétabli comme dans la notion de coûts réels ou constatés, on retrouve les mêmes composantes.